Saber si su negocio va bien no depende de intuiciones. Depende de los datos que su TPV le ofrece cada día. Muchos hosteleros y comerciantes cobran, cierran la caja y pasan al día siguiente sin revisar qué dicen los informes. El resultado: descuadres que aparecen tarde, productos que no rotan y decisiones que se toman sin información.
Este artículo explica qué informes conviene mirar, con qué frecuencia y cómo interpretarlos para tomar decisiones reales. Tanto si gestiona un bar en hora punta como una tienda de moda con tallas y colores, los datos están ahí. Solo hace falta saber dónde mirar.
Los informes imprescindibles son el de ventas diarias, ticket medio, margen por producto y cierre de caja. En la mayoría de TPV se puede filtrar la información por fecha con un rango máximo de 12 meses, lo que permite comparar periodos y detectar tendencias a tiempo.
Cada informe responde a una pregunta distinta. El de ventas diarias le dice cuánto facturó y cuántas operaciones hubo. El ticket medio revela cuánto gasta cada cliente de media. El cierre de caja muestra si hay descuadres entre lo cobrado y lo que hay en el cajón. Y la comparativa entre periodos le ayuda a ver si va mejor o peor que el mes anterior.
Si usa un software TPV para hostelería o un software TPV para comercio, estos informes ya están integrados. No necesita hojas de cálculo aparte ni cálculos manuales.
Los KPIs clave son ticket medio, productos más vendidos, horas punta y margen por línea. La tasa de procesamiento de pagos con TPV puede costar 0,11 € por transacción, por lo que conviene cruzar ese coste con el margen de cada venta para saber de verdad cuánto gana el negocio.
| KPI | Fórmula | Ejemplo en un bar | Ejemplo en moda |
| Ticket medio | Ventas totales ÷ nº operaciones | 450 € ÷ 90 = 5,00 € | 1.200 € ÷ 15 = 80,00 € |
| Top productos | Unidades vendidas por producto | Cafés: 120, tostadas: 80 | Camiseta M: 12, pantalón L: 8 |
| Horas punta | Facturación por franja horaria | 8:00-10:00 y 13:00-16:00 | 18:00-20:00 |
| Margen por línea | Precio venta – coste producto | Café: 1,20 € – 0,30 € = 0,90 € | Camiseta: 25 € – 10 € = 15 € |
El ticket medio sube cuando los clientes piden más o cuando sube el precio. Baja si hay promociones o si el cliente medio gasta menos. Vigilarlo cada semana le dice si su estrategia comercial funciona o hay que ajustarla.
El control de cobros también cuenta. Si su TPV tiene pasarela de pago con Dojo, los cobros con tarjeta se registran automáticamente y se cruzan con las ventas, reduciendo errores.
Interpretar un informe significa comparar cifras entre periodos, buscar desviaciones y actuar sobre lo que las causa. Desde 2023 España avanza hacia la digitalización del ticket de compra, por lo que cada vez hay más datos disponibles en formato digital para analizar sin papel ni cálculos manuales.
La clave está en comparar. Mire el mismo día de la semana entre semanas distintas. Si los viernes facturan 800 € de media y este viernes solo 500 €, pregúntese por qué. ¿Llovió? ¿Faltó personal? ¿Abrió un competidor cercano?
Si el ticket medio cae, hay dos causas posibles: subió el precio y los clientes piden menos, o el consumo por cliente bajó. Ambas requieren respuestas distintas.
En un bar en hora punta, el informe le muestra qué productos salen más y cuáles conviene promocionar. En una tienda de moda con tallas y colores, el informe de stock le dice qué tallas se quedan y cuáles hay que reponer antes de que se agoten.
Si gestiona un TPV para bares, compare el turno de mañana con el de tarde. La diferencia entre ambos le dirá dónde está el negocio y dónde puede mejorar.
El descuadre aparece cuando lo que cobró el TPV no coincide con lo que ingresó el banco o la caja. Las sanciones por no cumplir con la normativa Verifactu pueden llegar hasta 50.000 €, por lo que tener los datos cuadrados no es solo control, sino también protección frente a Hacienda.
La conciliación sigue un flujo sencillo: el TPV registra la venta, el cierre de caja agrupa los cobros del turno, el datáfono liquida los pagos con tarjeta y el banco ingresa el dinero. Si en cualquier punto hay una diferencia, ahí está el descuadre.
Con un TPV online, los pagos se reciben en 1 día hábil tras efectuar el cobro. Esto facilita cruzar lo que cobró con lo que el banco ingresó sin esperar semanas.
Las causas frecuentes de descuadres son devoluciones no registradas, propinas que se quedan en el cajón, cobros anulados que no se descuentan y errores manuales al contar el efectivo. Un TPV con pasarela integrada reduce estos errores al cruzar automáticamente los cobros.
Exportar los informes del TPV para la gestoría también es fundamental. Si su sistema cumple con Verifactu y la Ley Antifraude, el registro encadenado refuerza la trazabilidad: cada factura queda vinculada a la anterior mediante un código (hash) que no se puede modificar, y un QR permite verificarla.
Los tipos principales son informes de ventas, de stock, de cobros y de IVA. Cada uno responde a una pregunta distinta del negocio: cuánto vendí, qué me queda, cuánto cobré y cuánto debo repercutir.
Si gestiona un TPV para supermercados, el informe de stock es clave para evitar rupturas en productos de rotación alta. En una TPV para ferreterías, el control de inventario por familia le evita comprar lo que ya tiene.
Configurar alertas automáticas cuando las ventas caen por debajo de un umbral es otra función útil. Así no necesita revisar el informe cada día: el sistema le avisa.
Con un backoffice en la nube como Manager (Serie 7 de Astarté) puede consultar ventas, stock y cobros desde el móvil en cualquier momento, sin estar físicamente en el local. La formación inicial y el soporte propio aseguran que sepa configurar los informes que su negocio necesita desde el primer día.
El modelo Serie 6 funciona con licencia (pago único) y el Serie 7 con suscripción. La elección depende de si prefiere una inversión inicial o un pago mensual con backoffice en la nube incluido.
Si quiere ver cómo funcionan estos informes en su negocio, solicitar una demostración le lleva menos de lo que imagina. Sin compromiso y con formación incluida.
Para hostelería, Maître para hostelería (Serie 7) incluye toma de comandas en tablet, monitor de cocina y QR para pedidos en mesa. Para comercio, Tienda para comercio (Serie 6) gestiona tallas y colores, trazabilidad y conexión con tienda online.
¿Qué informes debo revisar en mi TPV para saber si mi negocio va bien?
Como mínimo, revise a diario el cierre de caja y el ticket medio; cada semana, el top de productos vendidos y las horas punta; y cada mes, el margen por producto y la comparativa con el mes anterior. Así detecta problemas antes de que crezcan.
¿Qué datos muestra un informe de TPV y para qué sirven?
Muestra facturación por producto y familia, número de operaciones, métodos de pago, IVA repercutido y stock restante. Sirven para detectar qué vende, qué no, cuándo se pierde dinero y cuándo hay que reponer.
¿Qué es la normativa Verifactu y cómo afecta a mi TPV?
Verifactu obliga a que el TPV genere un registro encadenado de cada factura con un hash y un QR, sin posibilidad de modificarlo. Las sanciones por no cumplir pueden llegar a 50.000 €. Conviene adelantarse y cumplir sin prisas.
¿Cómo evito descuadres entre el TPV y la caja?
Concilie a diario el cierre de caja del TPV con la liquidación del datáfono y los ingresos en banco. Revise devoluciones, cobros anulados y propinas. Un TPV con pasarela de pago integrada reduce los errores al cruzar automáticamente los cobros.
¿Puedo ver los informes de mi TPV desde el móvil?
Sí, si su TPV incluye un backoffice en la nube. Con Manager (Serie 7 de Astarté) puede consultar ventas, stock y cobros desde el móvil en tiempo real, sin estar en el local.
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